10 handige tips


U huurt niet overal een tekstschrijver voor in. Daarom hier 10 handige tips voor als u zelf schrijft. Ze maken het lezen prettiger voor de klant. En het schrijven makkelijker en leuker voor u.

1 • Geef een hand
Begin en eindig een brief persoonlijk en positief. Net zoals u een klant een hand geeft wanneer hij komt en gaat.

2 • Schrijf zoals u praat
Vermijd formele, ouderwetse of ‘dure’ woorden. Ze scheppen afstand. De communicatie wordt er ‘kouder’ van. Onderaan vindt u een aantal te vermijden woorden en het alternatief.

3 • Kom snel ter zake
Ga er nooit van uit dat de lezer juist aan uw brief extra veel tijd en moeite wil besteden. Maak het hem makkelijk. Begraaf uw boodschap niet maar kom snel ter zake. En prop de pagina niet helemaal vol maar gebruik veel witruimte.

4 • Niet teveel woorden in een zin
Kijk altijd of een zin in twee of meer delen geknipt kan worden. Niet iedere zin hoeft helemaal compleet te zijn. Soms volstaan een paar woorden. Zelfs zonder werkwoord.

5 • Niet teveel woorden op een regel
Helemaal van links naar rechts lezen op een A4 pagina vraagt meer energie, concentratie en tijd dan smallere tekstblokken.

6 • Niet teveel regels in een alinea
Vijf is zo ongeveer het maximum. Behandel steeds één onderwerp of voordeel per alinea. Nog te lang? Kijk dan waar de tekst in twee of meer delen geknipt kan worden.

7 • Zet kilometerpaaltjes
Moet u erg veel informatie overbrengen, geef dan ieder onderdeel een tussenkopje. De lezer kan daardoor in een oogopslag zien wat waar staat.

8 • Maak een samenvatting
Stuurt u een lange offerte, een uitgebreid rapport of documentatie? Doe er dan een begeleidend briefje bij met een samenvatting. Ook de voordelen van een product, dienst en uw bedrijf kunt u daar nog eens neerzetten. Meer offertetips.

9 • Altijd even testen!
Lees uw brief om te beginnen hardop voor. Zijn er zinnen die onnatuurlijk klinken? Verander ze dan. Vraag collega’s om er ook even naar te kijken. Niet alleen kan hun mening waardevol zijn, ze zien vaak fouten waar u zelf telkens overheen leest.

10 • Liever niet, liever wel
Echter = maar
Reeds = al
Indien = als
Welke = die
Middels = met
Hetgeen = wat
Teneinde = om
Eveneens = ook
Door middel van = met, door
Ten behoeve van = voor
Met betrekking tot = over
Aan de hand van = met

Geen tijd of geen zin om zelf te schrijven?
Ik help u graag!